Правила набору персоналу

ПРАВИЛА ПОДОРОЖЕЙ ДЛЯ СТУДЕНТІВ ТА СПІВРОБІТНИКІВ ВИЩОЇ ШКОЛИ ЗДОРОВ'Я ГДАНСЬК ЗА ПРОГРАМОЮ ERASMUS+

I. Загальні положення

Правила мобільності Erasmus+ (далі – „правила”) визначають формальні та детальні вимоги до мобільності студентів, випускників, адміністративного персоналу та членів науково-викладацького складу (далі – викладачів).
Університет охорони здоров’я в Гданську /далі – Університет охорони здоров’я/ може реалізовувати такі форми мобільності, передбачені програмою Erasmus+;

a) мобільність студентів з метою завершення частини навчання в іноземному університеті-партнері (Студентська мобільність – SMS);
b) мобільність студентів та випускників з метою проходження стажування в партнерському підприємстві, організації, навчальному чи дослідницькому закладі в іншій країні, що бере участь у програмі (Студентські мобільні місця – SMP);
в) мобільність викладачів для проведення педагогічних занять в іноземному університеті-партнері (Staff Treaching Assignments – STA).
У WSZ уповноважені реалізовувати програму мобільності співробітники Відділу міжнародного співробітництва на чолі з координатором міжнародного співробітництва, який є штатним співробітником WSZ та призначений ректором.
Завдання співробітників Відділу міжнародного співробітництва:

а) підготовка документів для співпраці між Університетом прикладних наук та іноземним університетом-партнером;
б) організаційне управління програмою;
c) підготовка звітів та заяв щодо функціонування програми;
г) виконання функцій посередника у контактах між WSZ та Національним агентством програми Erasmus+ у Варшаві, а також Консорціумом Basic Economy Sp. z o. o.;
д) ініціювання укладання контрактів з іноземними партнерами;
f) проведення набору персоналу для кожного можливого виду мобільності;
g) допомога студенту в підготовці угод щодо навчальної програми та стажування;
h) допомога та підтримка у формальних питаннях, пов’язаних із визнанням періоду навчання та стажування, проведеного студентом за програмою Erasmus+;
i) внесення оцінок та кредитів студента, отриманих в іноземному університеті-партнері, до Віртуального деканату;
j) ведення обліку стипендіатів та допомога в оформленні необхідних документів;
k) зберігання документації, пов’язаної з перебуванням стипендіата за кордоном.

ІІ. Права та обов'язки учасників програми Erasmus

Права учасника мобільності за програмою Erasmus+

a) отримує грант з бюджету програми Erasmus+ для покриття частини витрат на проживання за кордоном;
b) у консультації з координатором міжнародного співробітництва укладає Угоду про навчання (УН) – у випадку студентів та Угоду про мобільність (УМ) – у випадку адміністративного персоналу та викладачів, тобто документ, підписаний учасником, координатором міжнародного співробітництва та іноземним університетом/закладом-партнером;
c) отримує документи, підписані іноземним університетом/закладом-партнером, що містять дати початку та завершення мобільності, та документи, що підтверджують завершення навчального матеріалу, включеного до програми навчання на виборах (LA) та магістратури (MA);
г) Університет повністю визнає кредити ECTS, отримані студентом в іноземному університеті-партнері протягом періоду навчання, проведеного там, відповідно до положень Угоди про навчання (LA);
e) іноземний університет-партнер не стягує жодної плати за навчання (плата за навчання, реєстраційні збори, плата за іспити, плата за користування лабораторією чи бібліотекою);
f) студент зберігає право використовувати національні стипендії, на які він набув право до від'їзду;
g) WSZ та іноземний університет-партнер надають студенту/випускнику можливість скористатися інтенсивними мовними курсами (онлайн-лінгвістична підтримка).
Обов’язки учасника мобільності за програмою Erasmus+:

a) дотримання положень цих правил та інших внутрішніх нормативних актів і розпоряджень, чинних у WSZ та організаціях-отримувачах;
b) дотримання правил та зобов'язань, що випливають з договору з WSZ;
c) інформування про будь-які зміни в підписаних угодах, які мають бути узгоджені з координатором міжнародного співробітництва, що представляє Університет прикладних наук, та приймаючою стороною і внесені до угоди у письмовій формі протягом 30 днів з моменту прибуття студента до іноземного університету-партнера;
г) гідна поведінка поза межами зони водних умов;
e) піклування про добру репутацію WSZ та її належне представлення;
f) студент або випускник зобов'язаний брати участь у навчально-організаційних заняттях, складати іспити, брати участь у навчальних заняттях та стажуваннях, а також виконувати всі вимоги, зазначені в навчальних планах у приймаючому університеті та стажуваннях у приймаючій організації;
g) викладач зобов'язаний провести щонайменше 8 годин занять у приймаючому університеті;
h) адміністративний працівник зобов'язаний взяти участь у вибраному курсі/навчанні.
За поведінку, що завдає шкоди стипендіату, та порушення чинних у приймаючій організації положень і розпоряджень, стипендіат несе дисциплінарну відповідальність у порядку та на принципах, визначених положеннями та іншими документами, що регулюють дисциплінарну відповідальність.
Усі правила, крім тих, що стосуються призначеної стипендії, також застосовуються до студента, випускника, адміністративного працівника або викладача, який, виконуючи всі формальні та якісні критерії, бере участь у мобільності, але не отримує стипендію (студент Erasmus+ без стипендії).

III. Правила участі в програмі Erasmus+

Іноземний університет-партнер повинен бути розташований у країні, що бере участь у програмі Erasmus+, та мати Хартію Еразмус з вищої освіти (ECHE).
Студент може пройти частину навчальної програми, випускник – пройти стажування, викладач – проводити заняття, а адміністративний працівник – вирушити на навчання до іншого іноземного університету за наявності дійсної університетської картки Еразма.
Стажування може проходити в іноземних установах зі статусом підприємства або адміністративних підрозділах іноземних університетів, що мають дійсну подовжену університетську карту Еразма, а також у польських дипломатичних представництвах.
Стажування не може проходити в установах Європейського Союзу або установах, що керують програмами Європейського Союзу.
Студент програми Erasmus+ звільняється від сплати плати за навчання в університеті-партнері та проживає в цьому університеті відповідно до правил, що застосовуються до студентів цього університету.
Стипендія Erasmus+ присуджується:

a) студенти/випускники для завершення частини певної навчальної програми, програми навчання або стажування. Сума, що належить до виплати, не покриває повних витрат на перебування за кордоном; вона покриває лише різницю у вартості проживання в країні університету-партнера. Її розмір визначається та оголошується щорічно Фондом розвитку системи освіти.
b) адміністративний персонал та викладачі, для покриття додаткових витрат, пов’язаних із проїздом та перебуванням у країні приймаючого університету/закладу (витрати на проїзд, проживання, збільшення витрат на проживання за кордоном). Стипендія не призначена для покриття повних витрат на підготовку та здійснення поїздки.
Студенти всіх форм та рівнів навчання, які завершили щонайменше перший курс навчання (у випадку бакалаврату) або щонайменше перший семестр (у випадку магістратури) та семестр, що передує від'їзду, можуть брати участь у програмі обміну Erasmus+. У виняткових випадках індивідуальні рішення прийматиме координатор міжнародного співробітництва.
Стипендія не повинна перешкоджати завершенню навчання у терміни, заплановані в навчальному плані, а у випадку адміністративного персоналу та викладачів вона не може перешкоджати виконанню поточних обов'язків.
Перебування студента в університеті-партнері має розпочатися та закінчитися між 1 червня та 30 вересня наступного року. Це перебування не може бути коротшим за два місяці для стажування та три місяці для навчання, і не може перевищувати одного академічного року. Мінімальна тривалість перебування в університеті-партнері стосується періоду навчання та не включає час на мовну підготовку.
Подати заявку на отримання стипендії може особа, яка відповідає всім наступним умовам:

a) є студентом, випускником (до одного року після закінчення навчання), лектором або адміністративним працівником WSZ;
b) під час від'їзду на стипендію як учасник програми Erasmus+ та протягом
його перебування не може бути у відпустці декана або у відпустці;
c) не має фінансової заборгованості перед Університетом та виконав усі вимоги, передбачені
предмети програми – застосовуються до студентів та випускників;
г) немає заборгованості перед університетом щодо оформлення документації навчального процесу студента та кадрової документації – це стосується викладачів;
e) є громадянином Польщі або має право на постійне проживання в Польщі чи статус біженця;
f) своєчасно заповнив та подав необхідні документи.
Протягом періоду мобільності учасник програми Erasmus+ не може отримувати відпустку відповідно до внутрішніх правил університету.

IV. Набір студентів та випускників

Набір учасників мобільності за програмою Erasmus+ здійснюється Відділом міжнародного співробітництва.
Набір студентів та випускників на навчання та стажування за програмою Erasmus+ проводиться на рівні університету. Заявки затверджуються ректором університету та координатором міжнародного співробітництва.
Університет прагне кваліфікувати кандидатів на мобільність за програмою Erasmus на основі принципів набору, оголошених академічній спільноті, які забезпечують прозорість, справедливість та рівне ставлення до всіх кандидатів.
Тривалість перебування студента:

a) стажування: мінімум 2 місяці фізичної мобільності (61 день) та максимум 12 місяців;
b) навчання: мінімум один семестр (не менше 3 місяців) фізичної мобільності, та максимум 2 семестри (не більше 12 місяців).
Кваліфікація студентів для довгострокових навчальних поїздок:

a) для зимового семестру це відбувається до 31 березня календарного року, що передує навчальному року початку зимового семестру;
b) для літнього семестру відбувається до 31 жовтня календарного року, що передує початку літнього семестру в даному навчальному році.
У разі згоди ректора після консультації з координатором міжнародного співробітництва (що продиктовано, наприклад, наявністю місць у приймаючих університетах та фондами мобільності, довшими термінами подання заявок у приймаючому університеті тощо), можливе подання заявкових документів після зазначених вище термінів.
Кваліфікація студентів та випускників для проходження практик протягом літнього періоду після закінчення навчального року проводиться на постійній основі, за наявності коштів, у порядку подання заявок.
Студенти з довідкою про інвалідність можуть подати заявку на додаткове фінансування.
Випускники, які бажають скористатися довгостроковою мобільністю для проходження стажування, повинні подати заявку протягом останнього семестру навчання та розпочати й завершити свою мобільність протягом 12 місяців після завершення навчання.
Ректор Університету та координатор з міжнародного співробітництва перевіряють подані заявки протягом 14 днів з моменту закінчення терміну подання.
Щоб подати заявку, студенти/майбутні випускники повинні зареєструвати свою зацікавленість, завантажити форму заявки на вебсайті Університету електронною поштою, а у випадку стажування додатково надіслати своє резюме англійською мовою.
Заявки на навчання за кордоном оцінюються за такими критеріями:

а) знання іноземної мови, що відповідає вимогам приймаючого університету, або англійської мови на основі останньої позитивної оцінки з мовного курсу (1 – 10 балів, де 1 бал нараховується за оцінку 3, 3 бали за оцінку 3,5, 5 балів за оцінку 4, 8 балів за оцінку 4,5, 10 балів за оцінку 5);
б) середній бал за всі семестри навчання на даний момент (від 1 до 10 балів, де 1 бал нараховується за середній бал нижче 4,0, 5 балів – за середній бал від 4,01 до 4,5, 10 балів – за середній бал вище 4,51);
в) додаткові документи (наприклад, опубліковані роботи, участь у конференціях, діяльність для Університету) (1 – 10 балів, де 3 бали нараховуються за активну участь у науковому клубі, 3 бали за членство в студентському самоврядуванні, 4 бали за участь/співорганізацію наукової конференції або заходів, організованих Університетом охорони здоров’я в Гданську;
г) навчання за кордоном за програмою Erasmus+ (від 1 до 10 балів, де 1 бал нараховується особі, яка скористалася програмою більше 3 разів, 3 бали нараховуються особі, яка скористалася програмою 2–3 рази, 5 балів нараховуються особі, яка скористалася програмою один раз, 10 балів нараховуються особі, яка ніколи не скористалася програмою);
e) наявність місць в університетах-партнерах.
Остання умова для участі студента/випускника в програмі Erasmus+ – це схвалення його/її заявки приймаючим університетом/закладом.
Якщо заявку відхилено університетом або приймаючим закладом, обраним студентом/випускником, студент/випускник має право подати заявку до іншого університету/закладу, в межах наявних місць у певній галузі навчання, дотримуючись термінів подання заявок до університету/закладу-партнера.
Координатор міжнародного співробітництва інформує студентів/випускників про кваліфікацію в електронному вигляді.
Студенти/майбутні випускники, які не відповідають вимогам для участі в мобільності через обмежені фінансові ресурси університету або брак місць в обраному університеті, будуть внесені до резервного списку.
У випадку, якщо деякі студенти/випускники відмовляться від поїздки, їхнє місце спочатку займуть студенти з резервного списку.
Студент може протягом 7 днів з моменту отримання рішення написати апеляцію на результати набору до ректора.
Розмір стипендії затверджується ректором після консультації з координатором міжнародного співробітництва відповідно до Правил фінансування програми Erasmus+.
Заявки студентів/випускників, які не врегулювали свою попередню мобільність, незважаючи на щонайменше три письмові нагадування протягом 30 днів після завершення періоду мобільності, будуть оцінені негативно. Студенти, які не врегулювали свою попередню мобільність, втратять можливість брати участь у майбутній мобільності.

V. Набір адміністративного персоналу та науково-педагогічного персоналу Університету

Викладачі та інші особи, які проводять заняття (лекторів), а також адміністративний персонал, що працюють у WSZ на підставі трудового договору, договору доручення або іншої форми співпраці, що ґрунтується на цивільно-правовій угоді, мають право на мобільність за програмою Erasmus+.
Набір викладачів для проведення занять в іноземному університеті-партнері та адміністративного персоналу для навчальних цілей за програмою Erasmus+ відбувається на рівні WSZ.
Адміністративний персонал/викладачі університету можуть подати заявку на один обмін протягом навчального року. Перевага, як правило, надається кандидатам, які раніше не брали участі в програмі обміну, та тим, хто працює в університеті за трудовим договором. Якщо кошти на програму обміну є в наявності та немає інших заявок, заявки на наступну програму обміну академічним персоналом у даному навчальному році будуть прийняті, але не більше однієї заявки на семестр. Детальну інформацію щодо оцінки заявок можна знайти в розділі 15.
WSZ прагне кваліфікувати кандидатів на мобільність Erasmus на основі принципів набору, оголошених академічній спільноті, які забезпечують прозорість, справедливість та рівне ставлення до всіх кандидатів.
Зацікавлені в поїздці повинні подати свою кандидатуру координатору міжнародного співробітництва, заповнивши відповідну форму заявки, доступну для завантаження на вебсайті WSZ.
Адміністративний персонал Університету прикладних наук/викладачі, які подають заявку на мобільність за програмою Erasmus, також повинні звернутися до свого безпосереднього керівника для затвердження запропонованої дати мобільності, щоб уникнути нехтування своїми зобов'язаннями перед Університетом прикладних наук та студентами.
Тривалість поїздки для адміністративного персоналу/викладачів WSZ становить мінімум 2 дні фізичної мобільності та максимум 30 днів.
Адміністративний персонал Університету прикладних наук/викладачі мають право лише на одну поїздку до того самого іноземного університету/партнерського закладу для участі в навчанні з ідентичною метою, предметом, програмою та очікуваними результатами або для проведення тих самих лекцій з ідентичною метою, предметом, програмою та очікуваними результатами.
Адміністративний персонал та викладачі можуть мати право на додаткове фінансування за програмою Erasmus+ для осіб з інвалідністю. Будь ласка, повідомте про це координатора відділу міжнародних зв’язків під час подання заявки на мобільність.
Документи для подання заявки слід подати до зазначеного терміну, оголошеного електронною поштою для адміністративного персоналу та шляхом оголошення у віртуальному деканаті для викладачів.
Документи заявки будуть розглянуті ректором Університету прикладних наук та координатором відділу міжнародних зв'язків. Заявка на грант мобільності вважається успішною після подання інформації щодо дати мобільності, теми навчання або змісту курсу, а також назви приймаючого закладу до відділу міжнародних зв'язків.
Ректор Університету прикладних наук та координатор міжнародного співробітництва перевірять подані заявки протягом 14 днів після закінчення терміну подання заявок.
З метою запобігання ситуаціям конфлікту інтересів або підозрі щодо конфлікту інтересів та залежностей між особами, які приймають рішення, та учасниками мобільності, у випадку заявки на мобільність ректора Університету прикладних наук рішення про мобільність приймає канцлер, а у випадку координатора міжнародного співробітництва – директор Університету прикладних наук.
Якщо WSZ матиме більше коштів або після отримання додаткових коштів від Національного агентства Erasmus+, додаткові заявки прийматимуться безперервно, доки кошти не будуть вичерпані.
Заявки оцінюються за такими критеріями:

а) форма співпраці з WSZ (1–10 балів, де 10 балів – трудовий договір, 5 балів – цивільно-правовий договір);
б) стаж роботи на WSZ (1 – 10 балів, де 0 балів менше одного року, 1 бал – 1 – 2 роки, 5 балів – 3 – 5 років, 8 балів – 6 – 9 років, 10 балів – 10 років і більше);
c) кількість навчальних годин, відпрацьованих за останній навчальний рік (що передує поданню заявки) у випадку викладачів (від 1 до 10 балів, де 0 балів – менше 100 навчальних годин, 5 балів – від 100 до 199 навчальних годин, 10 балів – 200 навчальних годин і більше);
г) участь у програмі Erasmus+ (від 1 до 10 балів, де 1 бал нараховується особі, яка скористалася програмою 3 або більше разів, 3 бали нараховуються особі, яка скористалася програмою двічі, 5 балів нараховуються особі, яка скористалася програмою один раз, 10 балів нараховуються особі, яка ніколи не користувалася програмою);
e) внесок у розвиток водопостачання та водовідведення (1 – 10 балів);
f) узгодження теми подорожі з метою покращення компетенцій (1 – 10 балів, де 0 балів означає несумісну тему, 5 – частково сумісну, 10 балів – сумісну).
Координатор відділу міжнародного співробітництва інформує кандидатів в електронному вигляді про рішення та, у разі позитивного висновку, висуває їх на фінансування з боку WSZ.
Дозвіл на поїздку не буде надано кандидатам, які:

a) наразі перебувають у різних видах відпусток або ця відпустка запланована на період мобільності;
б) порушувати правила праці ВЗП;
c) перебувають у періоді попередження;
г) протягом періоду мобільності вони не будуть працевлаштовані у WSZ на підставі трудового договору, договору доручення чи будь-якої іншої форми співпраці, що ґрунтується на цивільно-правовому договорі.
e) вони мають заборгованість перед WSZ щодо складання занять/підписання договорів, надання документів, що вимагаються WSZ;
f) незважаючи на щонайменше три нагадування від WSZ, вони не врегулювали свою попередню мобільність протягом 30 днів після її завершення.
Адміністративний працівник/викладач може протягом 7 днів з моменту отримання рішення подати письмову апеляцію на результати набору до ректора.

VI. Впровадження мобільності студентів/випускників для навчання/стажування

Після успішного завершення процедури набору стипендіат, за погодженням з Відділом міжнародного співробітництва, визначає умови для проходження навчання (Угода про навчання або Студії) або стажування (Угода про навчання для стажування).
Після підписання тристоронньої угоди (координатором відділу міжнародного співробітництва, стипендіатом та уповноваженою особою іноземного університету чи установи-партнера, де проводиться стажування), стипендіат зобов’язаний перед від’їздом подати до відділу міжнародного співробітництва такі документи:

а) копія страхового поліса (що покриває медичні витрати, нещасні випадки, смерть) на час подорожі та перебування за кордоном за програмою Erasmus+;
b) копія Європейської картки медичного страхування (EHIC);
в) у разі подорожі до Туреччини та інших країн поза межами ЄС – інше страхування, що приймається в цій країні;
г) згода на обробку даних згідно з GDPR.
Перед від’їздом стипендіат зобов’язаний зареєструвати свій від’їзд на вебсайті Міністерства закордонних справ „ODYSEUSZ”.
Кожен стипендіат зобов'язаний відкрити рахунок в іноземній валюті.
З кожним стипендіатом буде підготовлено та підписано фінансову угоду.
Студенти, які використовуватимуть одну з двадцяти чотирьох мов, що викладаються на сайті https://academy.europa.eu, під час навчання за кордоном можуть скористатися онлайн-курсами мов, що пропонуються Європейською Комісією в центральній системі онлайн-мовної підтримки.
Перед від'їздом стипендіат зобов'язаний скласти тест на знання мови.
Процедури, визначені для Європейської системи переказу та накопичення кредитів (ECTS), використовуються для визнання досягнень студента в іноземному університеті-партнері.
Мобільність студентів/аспірантів за програмою Erasmus+:

а) він/вона самостійно легалізує своє перебування в іноземному університеті/партнерському закладі;
b) у випадку навчання: забезпечити отримання письмової довідки від іноземного університету-партнера, що підтверджує період перебування студента в цьому університеті, та перелік пройдених курсів та отриманих оцінок у формі „Виписки з оцінками”. Оригінал документа залишається у справах студента у відділі міжнародних зв’язків, а студент отримує копію, засвідчену WSZ;
c) у випадку стажування: надасть письмове підтвердження від іноземної установи-партнера про виконання вимог програми стажування, а також оцінку, видану керівником стажування у закладі, що приймає – у випадку стажування;
г) у зимовому семестрі студенти можуть подати заявку на продовження свого перебування в іноземному університеті-партнері на літній семестр. Для цього вони повинні подати координатору відділу міжнародних зв’язків в електронному вигляді або поштою такі документи:
· довідка з іноземного університету-партнера зі згодою на продовження перебування та, якщо можливо, „Виписка з оцінок” за перший семестр;
· Угода про навчання. Потім підпишіть контракт на наступний семестр.
Проведення навчання за кордоном не звільняє студента від обов'язку підготувати дипломну роботу, як це передбачено в процесі навчання.
У виняткових випадках, якщо немає можливості пройти відповідні предмети в іноземному університеті або якщо їх еквіваленти неможливо знайти, або якщо студент бажає не проходити ці предмети під час перебування за кордоном, їх необхідно пройти після повернення.
Курси, що пропонуються в рамках програми Erasmus+, можуть різною мірою відповідати навчальній програмі, що пропонується Університетом прикладних наук (WSZ). Відповідно до законодавчих норм, WSZ розраховує плату відповідно до освітніх стандартів, визначених для певної галузі навчання, враховуючи кількість годин, форму та змістовний склад пройдених курсів.
WSZ не втручається в кількість балів ECTS, що присуджуються іноземним університетом-партнером.
Переведення оцінок зі шкали іноземного університету-партнера в оцінки, відповідні WSZ, здійснюється на основі поваги до досягнутих результатів навчання.
Після повернення з мобільності студент повинен:

a) заповнити онлайн-опитування учасника мобільності, автоматично згенероване системою управління мобільністю Модуля бенефіціара;
b) особисто надати координатору міжнародного співробітництва письмову декларацію про перебування в іноземному університеті/приймаючому закладі, вказавши дати початку та завершення мобільності;
c) особисто надати координатору міжнародного співробітництва перелік пройдених предметів та отриманих оцінок у формі академічної довідки – у випадку навчання або підтвердження дати початку та закінчення стажування та підтвердження виконання припущень програми стажування з оцінкою, виставленою керівником стажування у приймаючому закладі – у випадку стажування;
г) підготувати та надіслати на адресу erasmus@wsz.pl звіт про ваше перебування в університеті, що приймає, включаючи фотографії та короткий опис вашого перебування;
e) скласти другий тест на знання мови.
Студенту/студентці визнаються його/її досягнення з предметів, отриманих в іноземному університеті, на основі узгодженої „Угоди про навчання” та „Виписки з оцінками”, отриманої в університеті-партнері.
Якщо студент виконує всі письмово узгоджені умови, період навчання, предмети, кредити та іспити будуть визнані та вважатися еквівалентними відповідному періоду навчання у WSZ.
Рішення щодо виконання студентом узгоджених умов приймає представник ректора з питань освіти та студентів у співпраці з координатором відділу міжнародного співробітництва.
Стосовно студента, який не виконав „Угоду про навчання” або „Угоду про стажування”, координатор відділу міжнародного співробітництва діє відповідно до Правил навчання.
Оформлення документів після повернення зі стипендії має бути здійснене протягом 30 днів з моменту повернення.

VII. Здійснення мобільності адміністративним персоналом та науковими співробітниками викладання в університеті

Після успішного завершення процедури набору, стипендіат, за погодженням з Відділом міжнародного співробітництва, визначає умови:

a) проходження навчання (Угода про мобільність для навчання);
б) проведення занять (Угода про мобільність для викладання).
Після підписання тристоронньої угоди (координатором відділу міжнародного співробітництва, стипендіатом та уповноваженою особою іноземного університету-партнера) стипендіат зобов’язаний перед від’їздом подати до відділу міжнародного співробітництва такі документи:

а) копія страхового поліса (що покриває медичні витрати, нещасні випадки, смерть) на час подорожі та перебування за кордоном за програмою Erasmus+;
b) копія Європейської картки медичного страхування (EHIC);
в) у разі подорожі до Туреччини та інших країн поза межами ЄС – інше страхування, що приймається в цій країні;
г) згода на обробку даних згідно з GDPR.
Перед від’їздом стипендіат зобов’язаний зареєструвати свій від’їзд на вебсайті Міністерства закордонних справ „ODYSEUSZ”.
Кожен стипендіат зобов'язаний відкрити рахунок в іноземній валюті.
З кожним стипендіатом буде підготовлено та підписано фінансову угоду.
Після повернення з приймаючого університету адміністративний працівник/викладач повинен:

a) заповнити онлайн-опитування щодо мобільності;
b) надати WSZ довідку про період перебування разом з інформацією про кількість годин проведених навчальних занять та дати / період перебування разом з інформацією про тип пройденого навчання та дати.
в) підготувати звіт про перебування, який буде використано лектором у рекламних цілях.
Оформлення документів після повернення зі стипендії має бути здійснене протягом 30 днів з моменту повернення.
Адміністративний працівник WSZ або викладач, який пройшов кваліфікацію для мобільності та перебуває на лікарняному протягом періоду мобільності, не може цього зробити, зобов'язаний повернути стипендію, і його кваліфікація для мобільності втрачається – він повинен знову взяти участь у процесі набору.

VIII. Фінансові питання

WSZ не стягує жодної плати з стипендіатів, які прибувають або виїжджають, за участь у програмі Erasmus+.
Учасники використовують свою стипендію для часткового покриття витрат на проїзд та проживання. Решту витрат вони покривають самостійно.
Протягом усього перебування учасники отримують стипендію, що фінансується програмою Erasmus+, за винятком поїздок до університетів, які фінансують перебування учасників з власних коштів.
Розмір стипендії залежить від того, до якої країни прямує стипендіат, і невідомий на момент набору.
Стипендія буде переведена лише після того, як стипендіат прийме всі умови угоди.
Люди з інвалідністю можуть звернутися до Національного агентства Erasmus+ за отриманням додаткових коштів на свою мобільність зі спеціального фонду Erasmus+ для людей з інвалідністю.
Якщо стипендіат відмовляється від мобільності після виплати стипендії, Університет негайно видасть наказ про повернення коштів, і стипендіат повинен повернути всю суму виплаченої стипендії якомога швидше, але не пізніше ніж протягом 7 днів.
Якщо ставки або суми фінансування змінюються, укладається додаток до фінансової угоди.
Студенти та випускники отримують перший внесок стипендії у розмірі 90% після підписання угоди з WSZ. Другий внесок стипендії у розмірі 10% вони отримують після повернення з іноземного університету-партнера та подання всіх необхідних документів.
Адміністративний працівник/викладач WSZ отримує стипендію 100% і після повернення зобов'язаний подати всі необхідні документи до Відділу міжнародного співробітництва.
Якщо студент оплачує освітні послуги, він зобов'язаний продовжувати сплачувати ці збори протягом навчання в іноземному університеті-партнері. Рішення про стягнення або звільнення від сплати зборів зі стипендіата, який подорожує за програмою Erasmus+, приймається індивідуально канцлером за запитом студента.
Про будь-які випадки порушення принципу „безкоштовності послуг з викладання” приймаючим університетом слід повідомляти до Національного агентства Erasmus+.
Остаточний термін перебування за мобільністю, а отже, і остаточний розмір стипендії, визначається після повернення студента з мобільності на підставі декларації, виданої іноземним університетом/організацією-партнером, що приймає стажування, в якій зазначено точні дати початку та завершення мобільності.
Якщо тривалість перебування коротша, ніж було спочатку зазначено в договорі, остаточна сума стипендії буде пропорційно зменшена, і студент/випускник буде зобов'язаний повернути надлишок стипендії.
Якщо студент перериває раніше узгоджений період навчання за кордоном та завершує свою мобільність до закінчення тримісячного періоду, він зобов'язаний повернути всю стипендію. Повернення стипендії не буде вимагатися у разі виникнення обставин, що не залежать від нього.
Якщо студент/випускник перериває раніше узгоджений період свого стажування за кордоном та завершує свою мобільність до закінчення двомісячного терміну, він зобов'язаний повернути всю стипендію. Повернення стипендії не буде вимагатися у разі виникнення обставин, що не залежать від нього.
Стипендіат не зобов’язаний повертати стипендію у разі настання обставин, визначених як „форс-мажор” (тобто ситуації, що знаходиться поза контролем стипендіата, пов’язаної із серйозною хворобою або нещасним випадком). Для того, щоб певний випадок можна було класифікувати як „форс-мажор”, необхідно отримати письмову згоду Національного агентства Erasmus+.
Якщо адміністративний працівник або викладач WSZ не виконує вимоги, зазначені в контракті та угоді про мобільність, він зобов'язаний повернути всю стипендію.

XI. Заключні положення

У питаннях, не врегульованих положеннями цього регламенту, застосовуються загальночинні правові акти, статут та чинні внутрішні правила WSZ.
З питань, не врегульованих цими правилами, або у спорах остаточне рішення приймає Ректор або його представник.
Рішення, затверджені Ректором/Представником, є остаточними.
Регламент набирає чинності з дати підписання.